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夯实基础,整合资源,徐房集团充分发挥档案再利用价值

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近年来,上海徐房(集团)有限公司档案室充分发挥总部引领作用,强化管理职能,层层落实档案的分级管理制度,上下联动实现集团档案工作网络化管理,并以指导培训和考核检查为抓手,有效促进集团档案管理工作整体规范化建设和能级提升。

除做好常规工作、夯实基础外,徐房集团还突出从四个方面发力,凸显档案管理特色与亮点。一是强机制,构建上下联动的工作格局。明确将档案管理工作纳入各基层企业的《年度经营业绩目标责任书》,以契约形式将“档案工作”作为企业管理指标考核的重要内容,并不定期对各基层企业的档案管理工作进行指导和监督,做到上下联动,齐抓共管,形成有规范、有指导、有考核、有要求的管理体制,取得良好成效。二是重技能,搭建稳定高效的沟通平台。专门成立一支由集团综合办公室主任、副主任,“档案工作市级先进”企业档案员组成的“档案管理工作指导小组”,并精准细分为物业、专业和工程三个档案协作组,分别挑选业务骨干任组长,以老带新,以点带面,促使集团档案工作水平整体提升。同时多次组织专兼职档案员到档案市级先进单位参观调研,实地学习档案管理先进经验,不断提高档案管理人员的理论水平和实际操作技能。三是求创新,探索智慧档案的管理模式。2012年被市房管局选为市首家公房档案“电子化”试点单位,在利用数字化技术对公房原始资料开展抢救性保护和利用方面进行试点探索,历时5年将所属室藏的公房档案全部实现“数字化”。随后在电梯维保工作中进一步开发水泵、电梯“体检卡”的“档案管理系统”软件,对记录水泵、电梯维保情况的业务档案进行管理和查询利用。集团先后有3项软件系统获得著作权登记证书,取得各类知识产权专利证书4项。四是拓应用,充分发挥档案的再利用价值。室藏珍贵资料在确定公用部位、承租权转让与变更等工作中,通过凭证还原房屋的历史真实状况;在“五违四必”综合整治中,原始图纸档案真实还原房屋原型,助力“美丽街区”建设。包括历史故事、设计图纸、特殊工艺、核心技法在内的系统性珍贵档案,为集团参与历保建筑修缮提供完整、鲜活的史料支撑,以匠人匠心激活历保建筑厚重生命力。《匠心》《天主教堂修缮记》《武康路1001-4号》等影像资料更是在保护保留古迹、传承匠人技艺方面发挥重要作用。对“962121”话务平台及维修资料的及时收集、整理和归档,则为业务部门更加科学合理地准备保障物资、优质及时地做好区域应急维修工作提供了大数据支撑。

下一阶段,集团档案工作将立足打造全球城市衡复样本这一战略目标,在各门类档案中全面推进数字化,把档案工作重点向档案信息化管理能级提升上聚集。